Fluidifier son processus d’acquisition

avec Sage Youdoc

La transformation digitale des entreprises accélère la dématérialisation 

La dématérialisation s’inscrit de plus en plus dans les stratégies de transformation digitale des entreprises. Perçue comme un levier de performance et d’optimisation de la productivité des collaborateurs, la dématérialisation a cependant encore du chemin à faire pour s’imposer. En effet, sur 2,5 milliards de factures échangées en France, seulement 15% le sont au format électronique. Ainsi, la digitalisation des processus de facturation est devenue une priorité pour les directions financières des entreprises.

Un retour sur investissement de 5 € par facture 

Sage Youdoc étant une solution complètement intégrée à Sage X3, elle a l’avantage de ne pas dupliquer les référentiels, mais d’utiliser ce que fait déjà l’ERP, et d’en compléter les fonctionnalités manquantes. Concrètement, Sage Youdoc utilise le workflow de bon à payer de Sage X3, et vient le compléter avec le module d’acquisition et de reconnaissance des factures, ainsi que le module de Gestion Documentaire et de conservation des documents. Ce niveau d’intégration élevé, permet d’obtenir un gain estimé à environ 5€ par facture.

Factur-X s’impose progressivement

D’ici à 2025, la loi de finance va imposer à toutes les entreprises françaises de dématérialiser leurs factures. Dans ce contexte, un nouveau standard européen fait une apparition remarquée : il s’agit de Factur-X. Ce nouveau format hybride de facture, est composé d’un format PDF et d’un fichier de données XML, qui va permettre d’échanger plus facilement les données entre le fournisseur, le client, et la DGFIP pour la collecte de la TVA.

Ce nouveau format ne dispense pas pour autant les entreprises de mettre en place une stratégie de dématérialisation, permettant notamment d’établir une connexion entre l’ERP et l’acquisition de factures dématérialisées. Une des forces de Sage Youdoc dans ce contexte repose sur sa capacité à gérer une grande mixité de flux. Ainsi, si une information est manquante dans la partie XML, comme un numéro de bon de commande par exemple, Sage Youdoc ira retrouver très facilement cette information dans la partie PDF.

Le module Acquisition de Sage Youdoc évolue en 2022

Le module d’acquisition de Sage Youdoc a pour vocation de numériser et contrôler les divers documents papier, et de les classer rapidement. Les technologies RAD/LAD permettent d’interpréter et de lire directement les données d’un document numérisé. Des séquences d’automatisation de l’acquisition sont ainsi générées et permettent de faire un rapprochement avec les données de Sage X3.

Ce module essentiel de la solution Sage Youdoc va évoluer en 2022 pour devenir un module « i-acquisition », où l’on retrouvera toutes les fonctionnalités existantes du module acquisition, mais en interface full web. Ce nouveau module « i-acquisition » sera notamment conçu pour gérer tous les aspects du format Factur-X pour encore simplifier et fluidifier le processus d’acquisition de factures dans votre organisation. Plus d’informations sur le module « i-acquisition » seront données par l’éditeur dans le courant de l’année. Restez informés.